Inventaris van bedrijfsmiddelen

Alle bedrijfsmiddelen staan in één inventaris met eigenaar, gebruiker en status.

Wat we beheren

• Laptops (macOS): in bruikleen aan medewerkers (laptopovereenkomst bij indiensttreding, zie 6.02)
• Smartphones: zakelijke telefoons waar nodig
• Testdevices: mobiele apparaten en tablets voor app-testen
• Cloudomgevingen: GCP-projecten voor productie en ontwikkeling; soms een oplossing in de cloudomgeving van de klant (buiten YipYip’s hostingbeheer)

Registratie

De inventaris staat in Google Sheet “OUD 08.02.a Overzicht Bedrijfsmiddelen” en wordt beheerd door de HR-manager: type, serienummer, toegewezen gebruiker, datum aanschaf en status. De lijst wordt bijgewerkt bij aanschaf, vervanging, afvoer en in-/uitdiensttreding.

De inhoud wordt verplaatst naar registers/assets.yaml; dat bestand wordt daarna de bron en de Sheet wordt uitgefaseerd. In assets.yaml komt per asset ook de classificatie (5.12) en, voor cloudomgevingen, of er gezondheidsinformatie wordt verwerkt.

Levenscyclus

1. Aanschaf: directie beslist, HR-manager registreert
2. Uitgifte: medewerker tekent de laptopovereenkomst
3. Gebruik: conform acceptabel gebruik (5.10)
4. Inname bij uitdiensttreding: alle bedrijfsmiddelen worden ingenomen aan de hand van de inventaris en de offboarding-checklist (6.05). De medewerker wist de laptop zelf en zet hem op het standaardwachtwoord zonder encryptie; de laptop ligt daarna leeg op voorraad (zie 7.14).
5. Hergebruik: bij heruitgifte moet FileVault weer aan; die stap ontbreekt nog in de onboarding-checklist (zie 7.14).
6. Afvoer: per afvoer een Jira-ticket; uitvoering door de IB-coördinator (zie 7.14). In assets.yaml krijgt het asset status afgevoerd met datum en ticketverwijzing.

Gaps

• registers/assets.yaml is op 2026-10-22 gevuld vanuit Sheet 08.02.a; de HR-manager controleert het register en faseert daarna de Sheet uit (ISMS-390).
• De klantprojecten in het register komen uit de Sheet contractuele verplichtingen (stand juli 2022); welke projecten gezondheidsinformatie verwerken wordt bij de inventarisatie van zorgprojecten geactualiseerd.

Bewijs

• Inventaris: registers/assets.yaml (bron); Google Sheet 08.02.a tot de uitfasering (zie tools/drive-mapping.md)
• Laptopovereenkomsten: personeelsdossier
• On-/offboarding-checklists: Jira ISMS (ticket per medewerker)
• Controleprogramma: C.04 (Jira ISMS)